Jedes Unternehmen arbeitet anders. Trotzdem muss nicht jede IT-Lösung individuell entwickelt werden.
Viele mittelständische Unternehmen nutzen Standardsoftware, handelsübliche Hardware und bewährte Cloud-Dienste. Das ist in den meisten Fällen auch sinnvoll.
Doch manchmal passen vorhandene Lösungen nicht richtig zu den betrieblichen Anforderungen. Mitarbeiter müssen Informationen mehrfach erfassen, unterschiedliche Systeme arbeiten nicht zusammen oder bestimmte Abläufe lassen sich nur mit umständlichen Zwischenlösungen abbilden.
Dann stellt sich die Frage: Reicht eine Standardlösung aus, sollte sie angepasst werden oder ist eine individuelle technische Lösung sinnvoller?
Wir zeigen, worauf Unternehmen bei dieser Entscheidung achten sollten.
Was bedeutet eigentlich eine maßgeschneiderte IT-Lösung?
Der Begriff „maßgeschneidert“ wird häufig mit einer vollständig neu entwickelten Software verbunden.
Das muss aber nicht sein.
Eine individuelle IT-Lösung kann auch bedeuten, vorhandene Technologien so auszuwählen, zu konfigurieren und miteinander zu verbinden, dass sie die Anforderungen eines Unternehmens möglichst gut erfüllen.
Dazu gehören beispielsweise:
Die passende Zusammenstellung von Hardware und Netzwerkkomponenten
Die Anpassung bestehender Software an betriebliche Abläufe
Die Verbindung unterschiedlicher Anwendungen über Schnittstellen
Die Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte
Die Entwicklung kleiner ergänzender Anwendungen
Die Einrichtung spezieller technischer Arbeitsplätze
Entscheidend ist nicht, ob eine Lösung vollständig neu entwickelt wurde.
Entscheidend ist, ob sie das vorhandene Problem zuverlässig und wirtschaftlich löst.
1. Standardlösungen sind häufig die bessere Ausgangsbasis
Standardsoftware und bewährte Hardwareprodukte bieten viele Vorteile.
Sie werden von zahlreichen Unternehmen eingesetzt, regelmäßig weiterentwickelt und verfügen häufig über etablierte Support- und Wartungsstrukturen.
Auch die Kosten lassen sich meist besser einschätzen als bei einer vollständigen Eigenentwicklung.
Deshalb lohnt es sich, zunächst zu prüfen, ob eine vorhandene Lösung die Anforderungen bereits erfüllt.
Nicht jede Besonderheit im Unternehmen rechtfertigt eine individuelle Entwicklung.
Manchmal ist es sogar sinnvoller, einen bestehenden Arbeitsablauf etwas anzupassen, statt eine aufwendige Sonderlösung dafür zu schaffen.
Unser Praxistipp: Prüfen Sie zunächst, welche Anforderungen tatsächlich unverzichtbar sind und welche lediglich auf bisherigen Gewohnheiten beruhen.
2. Individuelle Anpassungen dort einsetzen, wo sie einen Nutzen bringen
Standardlösungen haben allerdings Grenzen.
Wenn wichtige betriebliche Abläufe nicht sinnvoll abgebildet werden können, entstehen häufig zusätzliche manuelle Arbeitsschritte.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen nutzt zwei Anwendungen, die beide wichtige Informationen benötigen.
Da die Systeme nicht miteinander verbunden sind, müssen Mitarbeiter dieselben Daten mehrfach eingeben.
Hier kann eine geeignete Schnittstelle sinnvoller sein als der Austausch beider Anwendungen.
Auch kleinere Automatisierungen oder individuell konfigurierte Funktionen können helfen, solche Probleme zu lösen.
Die beste Lösung ist deshalb nicht zwangsläufig eine vollständig neue Software.
Häufig genügt eine gezielte Ergänzung bestehender Systeme.
3. Vorhandene Ressourcen besser nutzen
Eine passende IT-Lösung sollte nicht nur zusätzliche Funktionen bereitstellen.
Sie sollte auch die vorhandenen Ressourcen sinnvoll nutzen.
Dazu gehört beispielsweise, bestehende Hardware weiterzuverwenden, solange sie die technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt.
Auch bei Software lohnt sich eine Bestandsaufnahme.
Manchmal sind benötigte Funktionen bereits vorhanden, werden aber bisher nicht genutzt.
In anderen Fällen bezahlen Unternehmen für umfangreiche Softwarepakete, obwohl sie nur einen kleinen Teil der Funktionen benötigen.
Unser Praxistipp: Prüfen Sie vor einer Neuanschaffung, welche Möglichkeiten Ihre vorhandenen Systeme bereits bieten.
Das kann unnötige Investitionen vermeiden.
4. IT-Sicherheit hängt nicht davon ab, ob eine Lösung individuell ist
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass individuell entwickelte IT-Lösungen grundsätzlich sicherer seien als Standardprodukte.
Das ist nicht der Fall.
Etablierte Standardlösungen können von regelmäßigen Sicherheitsupdates, umfangreichen Tests und professionellen Entwicklungsprozessen profitieren.
Individuelle Anwendungen benötigen dagegen eigene Wartung, Sicherheitsprüfungen und eine verlässliche Betreuung.
Bei beiden Varianten kommt es auf die konkrete Umsetzung an.
Wichtige Fragen sind beispielsweise:
Wer kümmert sich um Sicherheitsupdates? Wie werden Benutzerrechte verwaltet? Wo werden Daten gespeichert? Und wie wird sichergestellt, dass die Lösung auch langfristig betreut werden kann?
Unser Praxistipp: Berücksichtigen Sie IT-Sicherheit und Datenschutz bereits bei der Auswahl einer Lösung und nicht erst nach ihrer Einführung.
5. Leistungsfähigkeit und Zusammenarbeit der Systeme verbessern
Technische Schwierigkeiten entstehen nicht immer dadurch, dass einzelne Geräte zu langsam sind.
Häufig liegt das Problem im Zusammenspiel verschiedener Komponenten.
Eine Anwendung kann beispielsweise leistungsfähig sein, aber durch eine langsame Netzwerkverbindung oder ungeeignete Schnittstellen ausgebremst werden.
Auch komplizierte Arbeitsabläufe können dazu führen, dass Mitarbeiter unnötig viel Zeit benötigen.
Bevor Unternehmen deshalb in neue Hardware oder Software investieren, sollten sie die eigentliche Ursache untersuchen.
Manchmal reicht eine gezielte Optimierung aus.
In anderen Fällen ist eine größere technische Veränderung erforderlich.
Wichtig ist, nicht nur einzelne Komponenten zu betrachten, sondern das Zusammenspiel der gesamten Lösung.
6. Wachstum ermöglichen, ohne unnötig groß einzukaufen
Wenn ein Unternehmen wächst, verändern sich auch die Anforderungen an seine IT.
Neue Mitarbeiter benötigen Arbeitsplätze und Benutzerkonten. Zusätzliche Standorte müssen angebunden werden. Geschäftsanwendungen benötigen möglicherweise mehr Kapazität.
Eine geeignete IT-Lösung sollte sich deshalb möglichst gut erweitern lassen.
Das gilt sowohl für Standardprodukte als auch für individuell angepasste Systeme.
Dabei muss nicht jede mögliche zukünftige Entwicklung bereits heute vollständig berücksichtigt werden.
Wichtiger ist, dass technische Entscheidungen spätere Erweiterungen nicht unnötig erschweren.
Unser Praxistipp: Berücksichtigen Sie bei größeren Investitionen die realistische Unternehmensentwicklung der nächsten Jahre.
So können Sie Erweiterungsmöglichkeiten einplanen, ohne für Kapazitäten zu bezahlen, die möglicherweise nie benötigt werden.
7. Die langfristigen Kosten entscheiden mit
Bei der Entscheidung zwischen Standardlösung und individueller Anpassung spielt der Preis eine wichtige Rolle.
Allerdings reicht ein Vergleich der Anschaffungskosten nicht aus.
Eine Standardsoftware kann beispielsweise günstige Einstiegskosten haben, später aber zusätzliche Lizenzgebühren oder Kosten für benötigte Erweiterungen verursachen.
Eine individuelle Entwicklung kann dagegen höhere Anfangskosten verursachen und zusätzlich laufende Wartung benötigen.
Deshalb sollten Unternehmen die Gesamtkosten über mehrere Jahre betrachten.
Dazu gehören insbesondere Einführung, Betrieb, Wartung, Support und spätere Anpassungen.
Auch die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter sollte berücksichtigt werden.
Unser Praxistipp: Lassen Sie sich bei individuellen Lösungen erklären, wie die langfristige Betreuung geregelt ist und was bei einem späteren Anbieterwechsel passiert.
Wann lohnt sich eine individuelle IT-Lösung?
Eine individuelle Anpassung kann besonders dann sinnvoll sein, wenn bestehende Standardprodukte wichtige Anforderungen nicht erfüllen.
Das betrifft beispielsweise Unternehmen mit besonderen technischen Arbeitsabläufen, mehreren miteinander verbundenen Anwendungen oder wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten.
Auch individuelle KI-gestützte Anwendungen können sinnvoll sein, wenn sie auf vorhandene Unternehmensinformationen zugreifen oder bestimmte Aufgaben unterstützen sollen.
Allerdings sollte auch hier zuerst geprüft werden, ob bereits eine geeignete Standardlösung existiert.
Eine individuelle Entwicklung ist kein Selbstzweck.
Sie sollte einen nachvollziehbaren Nutzen bringen, der den zusätzlichen Aufwand rechtfertigt.
Wie HeiloTech Unternehmen bei individuellen IT-Anforderungen unterstützt
Bei HeiloTech betrachten wir zunächst die vorhandene technische Umgebung und die Anforderungen des Unternehmens.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele neue Produkte einzuführen.
Wir prüfen, welche bestehenden Systeme weiterverwendet werden können, wo gezielte Anpassungen sinnvoll sind und wann eine neue Lösung tatsächlich Vortei